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O futuro do trabalho é assíncrono e essas empresas estão liderando o caminho

[conteúdo originalmente publicado neste link]

Imagine que você é o trabalhador típico em 1914, no período final da Revolução Industrial que padronizou o dia de trabalho de oito horas que a gente conhece hoje. Você trabalha na linha de montagem (que Henry Ford apresentou apenas um ano antes) da fábrica de automóveis. Conforme o automóvel se move pela esteira da linha, seu único trabalho é fixar as rodas e esperar o próximo automóvel.

Os colegas de trabalho precisam estar lá junto com você. Sem eles, o veículo se moveria pela linha sem a próxima peça importante e seria impossível comunicar informações importantes. O mais parecido com mensagens “instantâneas” à disposição é o telefone, mas a maioria das pessoas ainda não instalou em casa. Levar o trabalho para casa e terminar mais tarde? Quando você trabalha com equipamentos pesados, essa não é uma possibilidade.

Porém, você não é o trabalhador americano típico do início do século XX. Hoje, você tem a tecnologia para otimizar processos e facilitar a colaboração entre fusos horários. Se você está lendo esse blog, é provável que seja profissional do conhecimento e que passe o dia no computador, e não colocando a mão na massa na operação de máquinas.

Então, por que você ainda segue o modelo de trabalho criado para outra época?

Abaixo, a gente vai mostrar as vantagens do trabalho assíncrono, as empresas que já fizeram a transição para “assíncrono em primeiro lugar” e os motivos que podem fazer você optar também pela mudança.

Mas primeiro, o que é o trabalho assíncrono?

O que é e quais as diferenças entre trabalho síncrono e assíncrono?

O trabalho síncrono é realizado ao mesmo tempo. O trabalho assíncrono não é realizado ao mesmo tempo.

O trabalho síncrono, em que todas as pessoas do time trabalham ao mesmo tempo, espera que a gente seja como máquinas, realizando e produzindo ao mesmo tempo todos os dias da semana, criando entregas repetíveis com níveis de energia consistentes. 

No contexto das linhas de montagem, o síncrono faz sentido: cada pessoa é responsável por alguma tarefa repetitiva, deixando a produção estável e previsível, e todos no time precisam estar de corpo presente para a montagem das peças.

Porém, para os profissionais do conhecimento de hoje, o trabalho síncrono pode ser desnecessário e ineficiente. Embora haja muito a ser dito sobre as vantagens da rotina, a rotina ideal das pessoas nem sempre se adapta ao resto do time. 

O trabalho assíncrono, em que todos do time trabalham quando acham melhor, reconhece que pessoas diferentes têm necessidades diferentes, possibilitando flexibilidade e liberdade reais.

4 exemplos de equipes assíncronas bem sucedidas

O trabalho assíncrono funciona mesmo? Dê uma olhada nas seguintes empresas que estão provando que a resposta é sim.

Trello

O trabalho empresarial do Trello é remoto e o time de conteúdo com o qual trabalho utiliza a ferramenta para delegar blog posts e gerenciar o fluxo de trabalho de escritores freelancers como eu. A gente não faz (nem precisa) de reuniões, quase nunca há troca de e-mails e, desde que eu entregue meus artigos a tempo, não importa o lugar ou o horário em que faço meu trabalho.

Esse cenário é possível graças ao sistema de quadros recentes, cartões e listas do Trello. Cada estágio do processo editorial tem alguma lista — do proposto ao publicado — e cada artigo tem um cartão. A comunicação ocorre por comentários e o editor e redator atribuídos a cada artigo recebem notificações quando o status do cartão muda.

O aplicativo do Trello oferece transparência completa para que todos os envolvidos no processo editorial possam ver o progresso de qualquer artigo, a qualquer momento. É assim que a gente consegue publicar cerca de 150 artigos bem pesquisados no blog do Trello todos os anos!

Gumroad

A Gumroad, plataforma de venda de produtos digitais, não é empresa do tipo “assíncrona em primeiro lugar” e sim assíncrona total.

“Transformar todo o trabalho em home office foi ótimo”, tweetou o fundador da Gumroad, Sahil Lavingia, “porém, a verdadeira vantagem foi assumir o trabalho assíncrono na íntegra”.

Portanto, a empresa não tem reuniões. Você ouviu certo. Em vez de se reunir, o time se comunica via GitHub e Slack, com tempo de resposta esperado de 24 horas. 

“Como não há reuniões rápidas ou “sincronizações” e alguns projetos podem envolver ciclos de feedback dispendiosos para colaborar, o trabalho remoto exige comunicação clara e cuidadosa”, escreve Lavingia

Parece estar funcionando bem para a Gumroad. A empresa gera US$ 11 milhões em receita anual e tem apresentado crescimento de 85% ano após ano.

Mibo

O Mibo é um aplicativo de bate-papo por vídeo para conversas informais e confraternização de equipe. Ele possibilita que os participantes movimentem-se em um mundo virtual. No entanto, apesar de desenvolver essa ferramenta síncrona, o time do Mibo é assíncrona, sem dúvida. Os integrantes do time ficam remotos e, embora estejam todos sediados na Europa e trabalhem das 9 às 17h, eles têm a liberdade de adaptar o cronograma às saidinhas para comprar algo, ao tempo com a família ou às horas de pico de produtividade. 

“Embora seja importante ter horário de trabalho definido, a gente também confia uns nos outros para que o trabalho seja realizado”, diz Baz Hand, diretor de marketing do Mibo. “E a boa comunicação anula a necessidade de discussões frequentes em tempo real”.

Para realizar o trabalho assíncrono, o pessoal do Mibo usa ferramentas como Loom, Slack e Shortcut. A maior vantagem que Hand percebeu? O foco melhorou.

“É meio insano esperar que seu melhor trabalho seja realizado em momentos específicos e que tudo se alinhe com os outros. O trabalho assíncrono me dá tempo para refletir sobre desafios, organizar os pensamentos, compartilhar com outras pessoas ou apenas entrar no trabalho concentrado sem compromissos urgentes no calendário”.

Em abril de 2021, o Mibo arrecadou 1 milhão de euros em financiamento inicial e seu pessoal está ocupado desenvolvendo a próxima atualização do aplicativo. 

GitLab

A plataforma de DevOps do GitLab é 100% remota, com mais de 1.300 membros do time espalhados por 65 países e nenhum escritório de propriedade da empresa. Entre os valores secundários do GitLab está a “tendência para a comunicação assíncrona” e a empresa adota o dia de trabalho não linear. 

Em algum artigo no site da empresa, o GitLab apresenta aos leitores o dia de trabalho não linear de um dos membros do time. Neste exemplo da vida real, Darren trabalha das 6h30 às 8h30, esquia com a família das 10h às 15h e volta ao trabalho das 16h30 às 22h30. Confira o que está escrito depois do compartilhamento do exemplo de Darren:

“A gente precisa fazer uma pausa neste momento e reconhecer que o tempo ainda é relativo. Quando Darren volta para o dia de trabalho às 16h30, ele tem mais seis horas para contribuir, se estiver trabalhando um dia padrão de oito horas. É importante não ficar preso nos horários locais. 16h30 pode parecer absurdo para a volta ao trabalho, mas é manhã, tarde e noite para vários outros membros do time.

O dia de trabalho não linear desassocia o tempo do trabalho e desempenha a função de força para abranger fluxos de trabalho assíncronos. Os horários locais são tão importantes quanto a dependência da empresa na sincronicidade para fazer acontecer”.

O GitLab mostra como mudar para o trabalho assíncrono exige uma mudança de mentalidade, o desaprendizado completo do que foi ensinado para a gente sobre como o trabalho “deve” ser realizado.

7 razões para adotar o trabalho assíncrono

Agora que você viu como algumas empresas foram bem-sucedidas na adoção da cultura assíncrona, a gente vai descrever os motivos que podem convencer você a fazer o mesmo.

1. É mais justo

O trabalho síncrono pressupõe a igualdade, o que cria desigualdades, pois as pessoas têm preferências e circunstâncias de vida distintas. 

Considere, por exemplo, pais que trabalham fora além de criar os filhos. Muitas empresas esperam que os funcionários trabalhem das 9h às 17h, sem considerar seus filhos que precisam ser levados e buscados na escola durante esses horários. Os pais com recursos podem contratar babás ou optar por creches após a escola. Os pais sem recursos, no entanto, precisam resolver o problema por conta própria.

No entanto, no trabalho assíncrono, os pais ficam livres para criar um cronograma que se adapte às necessidades da família. 

“Além de fazer um trabalho melhor, o trabalho assíncrono funciona bem para o meu estilo de vida com três filhos ativos e outro que deve chegar em breve”, diz Hand. “Consigo ajudar minha esposa e ter equilíbrio mais tranquilo entre o trabalho e a vida pessoal”.

2. É possível contratar os melhores talentos

Ficar preso ao horário de trabalho das 9h às 17h no fuso horário local da empresa exclui inúmeros talentos que não moram na sua área. Ao mudar para o assíncrono, você abre as portas para excelentes candidatos em todo o mundo que não conseguiriam trabalhar para você de outra maneira. 

3. A comunicação fica mais eficiente

Pense nas reuniões típicas. Seja no Zoom ou na sala de conferências, você espera pelos atrasados por alguns minutos após o horário de início, certo? E quando consegue dar início, as pessoas entram em divagações longas ou precisam se repetir quando o áudio falha. 

Já com a comunicação assíncrona, você elimina essas ineficiências. Como nada está acontecendo em tempo real, não é necessário sentar e esperar que alguém chegue. Como as pessoas não estão sob pressão para responder no ato, elas podem dedicar tempo e cuidado para criar a mensagem certa.

4. Você tem menos distrações

A comunicação em tempo real tem distrações em tempo real. Na comunicação assíncrona, interrupções quase nunca acontecem. Como? Na cultura assíncrona, não há pressão para abandonar tudo e responder na mesma hora. O ideal seria desativar por completo as notificações push e reservar horários dedicados para verificar e responder às mensagens. É bem verdade que essas ações exigem disciplina e estratégia, mas assim que você fizer as duas, vai estar livre, enfim, para mergulhar no tal trabalho concentrado (deep work).

5. Você trabalha apenas quando faz sentido

E se, em vez de beber outro café para passar pela moleza da tarde, você descansasse quando estivesse cansado? E se, em vez de ficar sentado em frente ao computador tentando parecer ocupado, mesmo que você tenha ficado sem tarefas por uma hora, você apenas fizesse uma pausa? 

Com o trabalho assíncrono, é possível criar o cronograma de acordo com seus níveis de energia e carga de trabalho atual, o que auxilia na realização do melhor trabalho (seja quando for). 

6. A cultura assíncrona promove a transparência

Os colegas de time podem não estar trabalhando ao mesmo tempo ou no mesmo lugar que você. Por esse motivo, a cultura assíncrona precisa de transparência. Os colegas precisam conseguir olhar por cima dos seus ombros, por assim dizer, e saber o que está acontecendo. É possível alcançar isso com dois mecanismos essenciais:

  • Documentação do local de trabalho: diretrizes escritas que descrevem os processos e políticas.
  • Ferramenta de gestão de projetos: local único em que qualquer pessoa pode entrar para ver o progresso, as dependências e os bloqueadores do projeto.

7. O time quer

Não é segredo que as pessoas não gostam de reuniões. De acordo com a pesquisa da Clarizen-Harris, 46% dos funcionários nos EUA prefeririam encarar atividades desagradáveis, como observar a tinta secar ou até mesmo fazer o canal no dentista, a ter de participar de outra reunião de status.

Dê tranquilidade para o time deixando que realizem comunicação e trabalho assíncronos.

Existem momentos nos quais o trabalho assíncrono não funciona?

Sim, até mesmo os times mencionados acima ficam síncronos às vezes. No entanto, não é o padrão deles. Confira algumas situações em que o trabalho síncrono é melhor:

Emergências

Em caso de emergência, a comunicação instantânea é fundamental, inclusive em empresas assíncronas. Até a Gumroad, que se autodenomina “assíncrona na íntegra”, permite exceções, como nos momentos em que o site está inativo.

Apresentações do time

Você sabe o que dizem sobre as primeiras impressões. Quando as pessoas se conhecem pela primeira vez, como na integração de membros do time ou de clientes, é melhor utilizar a apresentação em tempo real para causar um impressão melhor.

Confraternização do time

Claro, é possível criar vínculos por meio de comunicação assíncrona, mas o desenvolvimento de relacionamentos é realizado melhor em tempo real. Não há nada como ouvir alguém rir de alguma piada ou ver os olhos do colega de trabalho se iluminarem quando compartilham boas notícias com você.

Trabalho assíncrono: Vem aí uma verdadeira revolução!

Assim como a linha de montagem revolucionou a maneira como são fabricados os automóveis, o trabalho assíncrono pode revolucionar o jeito como a gente realiza o trabalho remoto. Mas primeiro, a gente precisa abandonar a herança da Revolução Industrial, a época que trouxe a semana de trabalho síncrona das 9h às 17h que agora a gente superou.

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